Conjunto de operaciones que consisten en el control eficiente y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos.
Objetivos del Sistema de Gestión Documental (SGD)
- Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.
- Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.
- Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación vigente.
- Asegurar que los documentos son auténticos, fiables, completos y utilizables.
- Proteger la integridad de la documentación durante todo el tiempo que sea necesario.
Cuadro de clasificación funcional
El Cuadro de clasificación del Archivo Municipal de Santa Fe organiza los documentos generados por el Ayuntamiento de Santa Fe.
El cuadro de clasificación es un sistema de organización jerárquico y lógico que recoge las funciones y actividades de la organización desde el aspecto más general hasta el más concreto. Permite organizar, tratar y agrupar los documentos de forma que se reflejen estas funciones y actividades.
Cuadro de organización de fondos
Este cuadro sirve para identificar y organizar los fondos documentales de naturaleza y procedencia diversa que forman parte del patrimonio documental del Ayuntamiento de Santa Fe.
El Registro de Fondos contiene los fondos y colecciones que ingresan en el Archivo Municipal de Santa Fe.
Procesos de gestión documental
Los procedimientos de gestión documental contemplan el conjunto de procesos que van de la gestación del documento a su disposición por parte de usuarios de distinta categoría.
La incorporación se realiza mediante el registro de ingreso de documentos que llevan aparejado un identificador único y una breve descripción que facilite su recuperación mediante metadatos.
Una vez ingresado el documento comienza la fase de clasificación, consistente en la identificación y estructuración sistemática de las actividades de la organización productora o de los documentos generados por ésta.
El Sistema de Gestión Documental contempla la protección, mantenimiento y preservación de los documentos asegurando su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.
El seguimiento del rastro de un documento permite mantener un control adecuado de los procesos documentales desde que es incorporado al sistema hasta que se aplica su disposición final.
Por último, se contempla la disposición de los documentos en cuanto a su selección, conservación permanente o eliminación, así como su transferencia a otros sistemas archivísticos según el calendario de conservación.
