Definición y objetivos
Conjunto de operaciones que consisten en el control eficiente y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos.
Objetivos del Sistema de Gestión Documental (SGD):
- Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.
- Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.
- Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación vigente.
- Asegurar que los documentos, evidencia de las actividades que desarrollan sus productores, son auténticos, fiables, completos y utilizables.
- Proteger la integridad de la documentación durante todo el tiempo que sea necesario.
Cuadro de clasificación funcional
El Cuadro de clasificación del Archivo Municipal de Santa Fe organiza los documentos generados por el Ayuntamiento de Santa Fe.
El cuadro de clasificación es un sistema de organización jerárquico y lógico que recoge las funciones y las actividades de la organización desde el aspecto más general hasta el más concreto; permite organizar, tratar y agrupar los documentos de forma que se reflejen estas funciones y actividades. El cuadro permite que se añadan nuevas funciones sin necesidad de reestructurar las clases principales y se compone de una estructura y de un sistema de codificación.
Cuadro de organización de fondos
Este cuadro sirve para identificar y organizar los fondos documentales de naturaleza y procedencia diversa que forman parte del patrimonio documental del Ayuntamiento de Santa Fe.
El Registro de Fondos, contiene los fondos y colecciones que ingresan en el Archivo Municipal de Santa Fe.
Procesos de gestión documental
Los procedimientos de gestión documental contemplan el conjunto de procesos que van de la gestación del documento a su disposición por parte de usuarios de distinta categoría. Así, en su inicio, tratan la forma en que un documento entra a forma parte del sistema, esto es, la selección de documentos que van a ingresar en el sistema. La incorporación se realiza mediante el registro de ingreso de documentos que llevan aparejados un identificador único y una breve descripción que facilite su recuperación mediante metadatos.
Una vez ingresado el documento, comienza la fase de clasificación, que consiste en la identificación y estructuración sistemática de las actividades de la organización productora o de los documentos generados por ésta, en categorías, de acuerdo convenciones, métodos y normas de procedimiento, lógicamente representados en un sistema de clasificación que constituye el cuadro de clasificación.
El Sistema de Gestión Documental contempla la protección, en sentido amplio, de la documentación ingresada. Mantiene y preserva los documentos asegurando su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, su preservación o conservación en un espacio seguro y regular el control del acceso y seguridad, mediante la gestión de los derechos de acceso. Además, garantiza, en el entorno electrónico, su preservación mediante el control de las migraciones y conversiones.
El seguimiento del rastro de un documento permite mantener un control adecuado de los procesos documentales desde que es incorporado al sistema de gestión de documentos hasta que se aplica la disposición final. Otro proceso del SGD, consiste en el control del uso y movimiento de los documentos de forma que se garantice, por un lado, que únicamente los usuarios con los permisos adecuados puedan llevar a cabo actividades que les han sido asignadas y, por otro lado, que los documentos puedan ser localizados siempre que se necesiten. Es la trazabilidad, uso y reutilización de los documentos como medida de seguridad para la organización productora que garantiza que solo los usuarios con los permisos adecuados realicen tareas para las que han sido autorizados.
Por último, esta la disposición de los documentos, en cuanto a su selección (eliminación, parcial o completa, o conservación permanente) y transferencia a otro sistema archivístico, según los plazos que establece el calendario de conservación.
