Los documentos de archivo se crean, reciben y utilizan durante la realización de las actividades propias de cada organización. Para apoyar la continuidad de dichas actividades, cumplir con el entorno normativo y facilitar la necesaria rendición de cuentas, el Ayuntamiento de Santa Fe produce y mantiene documentos de archivo auténticos, fiables y utilizables, y protege la integridad de dichos documentos durante los tiempos prescritos.
- Administra el flujo de documentos de todo tipo en el Ayuntamiento de Santa Fe, estableciendo directrices sobre clasificación, tratamiento documental, transferencias, acceso, valoración y eliminación.
- Recoge la documentación producida y recibida en las distintas dependencias municipales, así como fondos privados donados al Archivo.
- Organiza, clasifica, ordena e instala la documentación, elaborando instrumentos de descripción como inventarios, catálogos, índices y tesauros.
- Conserva la documentación según las normas científicas de preservación documental, garantizando la transmisión del patrimonio documental municipal.
- Comunica y facilita el acceso a la documentación a ciudadanía y administraciones públicas respetando la normativa vigente.
- Difunde la documentación mediante actividades culturales, exposiciones y publicaciones.
- Desarrolla acciones educativas dirigidas a centros escolares y ciudadanía para fomentar el conocimiento de los documentos como fuentes primarias para la investigación histórica.
La hoja de ruta de la acción del Archivo viene marcada, en gran parte, por el Reglamento del Archivo. Desde su publicación han transcurrido más de dos décadas y la implantación de la administración electrónica ha supuesto importantes cambios en la gestión municipal.
