Los documentos de archivo se crean, reciben y utilizan durante la realización de las actividades propias de cada organización. Para apoyar la continuidad de dichas actividades, cumplir con el entorno normativo y facilitar la necesaria rendición de cuentas, el Ayuntamiento de Santa Fe produce y mantiene documentos de archivo auténticos, fiables y utilizables, y protege la integridad de dichos documentos durante los tiempos prescritos:
- Administra el flujo de documentos de todo tipo en el Ayuntamiento de Santa Fe: establece las directrices sobre clasificación y tratamiento de la documentación de gestión, de las transferencias, el acceso, la valoración y eliminación, para todas las dependencias municipales.
- Recoge la documentación producida y recibida en las distintas dependencias públicas municipales, así como documentos de origen privado donados al Archivo para enriquecer la memoria de la ciudad y sus habitantes.
- Organiza, esto es, clasifica, ordena e instala la documentación recogida, procediendo a la valoración y eliminación necesarias, para proceder seguidamente a la elaboración de instrumentos de descripción (inventarios y catálogos) y de búsqueda como índices auxiliares y tesauros.
- Conserva la documentación según las normas científicas de conservación y preservación de documentos de archivo, de manera que garantiza la transmisión del Patrimonio Histórico Documental Municipal a las futuras generaciones.
- Comunica y hace accesibles los documentos a la ciudadanía, a la administración municipal y otras administraciones públicas, respetando las normas de conservación y de acceso reglamentarios. (Carta de Servicios)
- Difunde la documentación del Archivo mediante la participación en diversas actividades culturales, especialmente en la organización de exposiciones y la edición de publicaciones.
- La acción educativa va orientada a los centros escolares y a la ciudadanía en general y sigue dos líneas diferentes: trabajamos la idea de que los documentos de archivo son fuentes primordiales para la investigación histórica y constituyen una materia de interés para los centros educativos y la ciudadanía en general.
La hoja de ruta de la acción del Archivo viene marcada, en gran parte, por el Reglamento del Archivo. En gran parte, porque desde su publicación han transcurrido ya veinticuatro años y, entre otros cambios, en la gestión del Ayuntamiento de Santa Fe ha implantado la administración electrónica (junio de 2015).
 Carta de servicios. |
Solicitud de reproducción. |
Tasas. |
