El Archivo Municipal de Santa Fe como servicio, es una unidad administrativa del Ayuntamiento de Santa Fe que tiene por objetivo velar por la organización, tratamiento, acceso y difusión del patrimonio documental del ayuntamiento y su implementación mediante el sistema de gestión documental y archivo de la institución. Pero también es un servicio que desarrolla sus funciones en lo que respecta a la gestión de la información, la educación y la difusión
Su alcance es transversal y compartida con toda la estructura administrativa y depende directamente de Alcaldía-Presidencia, que habitualmente ha delegado en otro órgano de gobierno, actualmente en la concejalía de Cultura, y administrativamente, depende de Secretaría General (Reglamento Archivo Municipal de Santa Fe, art. 9).
El Archivo también es un conjunto documental constituido, principalmente, por la documentación producida y recibida por el Ayuntamiento de Santa Fe en el ejercicio de sus funciones, en más de quinientos años de historia. El Archivo está organizado en tres subfondos: Administrativo, Intermedio e Histórico. Además, forman parte de ese conjunto otros fondos y colecciones donados a la institución.
Por último, el Archivo es también un espacio, con sede en el Instituto de América de Santa Fe, en el que se integran diferentes dependencias para llevar a cabo sus tareas y actividades: sala de investigadores y depósito.
Funciones
El Archivo Municipal tiene una doble función. Por un lado, contribuir a la gestión administrativa municipal implantando el sistema de archivo. Por el otro, custodiar, organizar y difundir el patrimonio documental y posibilitar su consulta. Los documentos del Archivo son testimonio de las actividades del Ayuntamiento y de la vida diaria del municipio. Su organización y descripción sirve:
- Para la buena gestión de la institución.
- Para dar servicio a los ciudadanos por medio de la custodia e información de sus derechos y deberes.
- Para el fomento de la investigación sobre la historia de Santa Fe y la promoción de la cultura.
Servicio
El Archivo Municipal es una pieza de eficacia administrativa y a la vez instrumento indispensable como servicio al ciudadano. Tiene el reto de proceder de manera eficiente, transparente y rápida. Un archivo organizado y descrito facilita la recuperación ágil de la documentación solicitada, y repercute en la satisfacción de los usuarios tanto internos como externos, lo que constituye un componente fundamental para la calidad del servicio.
La documentación municipal es un fiel reflejo de la actividad cotidiana de la vida de nuestro municipio en todas sus actuaciones jurídicas y económicas, de gobierno y de relación. Los fondos municipales son abiertos, en constante crecimiento. En un archivo lo que te contempla es tu memoria: todos queremos preservarla del paso del tiempo para poder recordar nuestra historia.
Administración electrónica
La Administración Electrónica se refiere al uso de tecnologías digitales para gestionar procesos administrativos, lo que incluye la creación, almacenamiento y gestión de documentos. En este sentido, los archivos son esenciales porque son los repositorios donde se guardan todos esos documentos generados y recibidos en el marco de la administración electrónica.
Un archivo bien organizado permite un acceso rápido y eficiente a la información, lo que mejora la transparencia y la rendición de cuentas en la administración pública. Además, facilita la recuperación de datos y la toma de decisiones, ya que toda la información relevante está disponible de manera digital.
Los gestores de la administración electrónica y el Archivo Municipal trabajan de la mano para optimizar la gestión de la información, mejorar la eficiencia administrativa y ofrecer un mejor servicio a los ciudadanos. El Archivo Electrónico es una herramienta que permite almacenar de forma electrónica los documentos de una entidad para garantizar su disponibilidad, legibilidad y accesibilidad a largo plazo.
Es imprescindible disponer de esta solución para poder cumplir con el actual marco normativo, Ley 39/2015 y la Ley 40/2015, y los estándares técnicos requeridos para garantizar la conservación, seguridad, interoperabilidad, calidad y acceso a la información.
Sus funciones son:
-Organización: la documentación organizada y clasificada, mejora la eficiencia en los tiempos de búsqueda. Todos los documentos son accesibles fácilmente.
-Seguridad: garantizar la integridad del contenido, la autenticidad y el control del acceso a los documentos.
-Conservación: el archivo electrónico tiene que ser de larga duración. Revisar los formatos, las migraciones de contenidos y la preservación de los elementos de firmado y sellado electrónicos.
- Integración: incorporación en otros sistemas, plataformas o productos.
En el Ayuntamiento de Santa Fe contamos con el Reglamento de la Administración Electrónica del Ayuntamiento de Santa Fe (BOP nº 42, de 2 de marzo de 2018)
