El Archivo Municipal de Santa Fe como servicio, es una unidad administrativa del Ayuntamiento de Santa Fe que tiene por objetivo velar por la organización, tratamiento, acceso y difusión del patrimonio documental del ayuntamiento y su implementación mediante el sistema de gestión documental y archivo de la institución. Pero también es un servicio que desarrolla sus funciones en lo que respecta a la gestión de la información, la educación y la difusión.
Su alcance es transversal y compartida con toda la estructura administrativa y depende directamente de Alcaldía-Presidencia, que habitualmente ha delegado en otro órgano de gobierno, actualmente en la concejalía de Cultura, y administrativamente, depende de Secretaría General (Reglamento Archivo Municipal de Santa Fe, art. 9).
El Archivo también es un conjunto documental constituido, principalmente, por la documentación producida y recibida por el Ayuntamiento de Santa Fe en el ejercicio de sus funciones, en más de quinientos años de historia. El Archivo está organizado en tres subfondos: Administrativo, Intermedio e Histórico. Además, forman parte de ese conjunto otros fondos y colecciones donados a la institución.
Por último, el Archivo es también un espacio, con sede en el Instituto de América de Santa Fe, en el que se integran diferentes dependencias para llevar a cabo sus tareas y actividades: sala de investigadores y depósito.
Funciones
El Archivo Municipal tiene una doble función. Por un lado, contribuir a la gestión administrativa municipal implantando el sistema de archivo. Por el otro, custodiar, organizar y difundir el patrimonio documental y posibilitar su consulta.
- Para la buena gestión de la institución.
- Para dar servicio a los ciudadanos por medio de la custodia e información de sus derechos y deberes.
- Para el fomento de la investigación sobre la historia de Santa Fe y la promoción de la cultura.
Servicio
El Archivo Municipal es una pieza de eficacia administrativa y a la vez instrumento indispensable como servicio al ciudadano. Tiene el reto de proceder de manera eficiente, transparente y rápida.
La documentación municipal es un fiel reflejo de la actividad cotidiana de la vida de nuestro municipio en todas sus actuaciones jurídicas y económicas, de gobierno y de relación. Los fondos municipales son abiertos, en constante crecimiento.
Administración electrónica
La Administración Electrónica se refiere al uso de tecnologías digitales para gestionar procesos administrativos, lo que incluye la creación, almacenamiento y gestión de documentos.
Un archivo bien organizado permite un acceso rápido y eficiente a la información, mejora la transparencia y facilita la recuperación de datos y la toma de decisiones.
Los gestores de la administración electrónica y el Archivo Municipal trabajan de la mano para optimizar la gestión de la información, mejorar la eficiencia administrativa y ofrecer un mejor servicio a los ciudadanos.
Es imprescindible disponer de esta solución para poder cumplir con el actual marco normativo, Ley 39/2015 y Ley 40/2015.
Funciones del archivo electrónico
- Organización: documentación clasificada y accesible.
- Seguridad: integridad, autenticidad y control de acceso.
- Conservación: preservación y migración de formatos a largo plazo.
- Integración: conexión con otros sistemas y plataformas.
En el Ayuntamiento de Santa Fe contamos con el Reglamento de la Administración Electrónica del Ayuntamiento de Santa Fe (BOP nº 42, de 2 de marzo de 2018).
